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Como organizar um inventário de estoque sem erros?

Tanto para gestores quanto para colaboradores, o inventário de estoque é uma atividade muito necessária para ajudar esses profissionais a estarem informados sobre o estoque da empresa. Tudo que entra, tudo que sai, quantidades, volumes, valores: todas essas variáveis são importantes para deixar a empresa atualizada sobre o seu sistema de controle.

Mas uma coisa que não é fácil, e você pode achar isso também, é realizar essa tarefa. Embora seja pertinente, fazer um inventário não é uma atividade simples e isso requer esforço até nos mínimos detalhes. E se não for feito da maneira correta, a bagunça é sentida não só no estoque, mas em outros setores da empresa, especialmente quando os números não batem e pedidos de vendas não são completados por falta de mercadoria no estoque apontando divergências entre o estoque físico e o estoque sistêmico.

Como lidar com essa confusão? Quais as melhores táticas para manter o estoque organizado e sem erros? Mesmo parecendo algo impossível, você pode sim transformar o local em um ambiente bem detalhado e catalogado sem nenhum problema.

Primeiro: determine o horário para fazer o inventário

Não pense que fazer inventário de estoque no meio da rotina intensa durante o dia pareça ser uma boa ideia. Mesmo que a chegada e saída de cargas sejam no horário comercial, deixe para contabilizá-las num horário mais tranquilo.

Faça a atividade, por exemplo, antes do expediente ou em um final de semana, pois a contagem e a verificação poderão ser gerais. Se deixar para fazer no meio do expediente, a segmentação dos produtos que chegam e saem da empresa é bem mais específica e requer mais trabalho.

Segundo: Limpe o terreno e faça catalogações simples, mas eficazes

Fazer o inventário de estoque em cima da bagunça não vai adiantar em nada. Comece do zero, atualize as seções do estoque e monte categorias que agora serão mais fáceis. Redefina finalidades ou características e se elas forem se enraizando, pode ser bom criar subcategorias para facilitar a procura. Este é um ponto importante que voce deve dar atenção durante todo ano, veja algumas dicas no meu artigo: Por que você deve gerenciar o seu estoque?

Um produto importado, por exemplo, pode ser categorizado como um importado, por uma finalidade ou por outra característica (eletrônicos, portáteis, etc).

Não tenha medo de usar as prateleiras e outros espaços. Mas prepare esses locais tanto para seu inventário atual e também para os futuros.

Terceiro: Crie contagens inteligentes

Só contar os produtos não é tão eficiente. Desenvolva uma maneira de contagem que você e outros profissionais da logística entendam e acompanhem facilmente. Você pode contar item por item, seções por seções ou mesmo os blocos existentes dentro do espaço. Lembre-se que tudo vai depender da necessidade da empresa e dos tipos de cargas guardadas, isto pode ser facilitado se voce planejar o layout do seu armazém.

Também não hesite em refazer a contagem e não se preocupe se os valores derem um resultado diferente. Cruze essas informações e confira se os valores são parecidos, mesmo se a contagem é feita por unidade ou por caixas ou pacotes.

Quarto: Desenvolva padrões de informação

Isso vai atingir aos registros catalogados. Quanto maior a quantidade de informações do inventário, mais fácil ficará a gestão desses materiais e de todo o setor. Fluxos de entrada, de saída, composição dos materiais, volumes e medidas e quantidade são informações que precisam de detalhes minuciosos.

Montar um padrão logístico para deixar esses detalhes sempre à vista dos colaboradores facilita o trabalho de quem quer mais praticidade na gestão.

Entender como funciona a sua operação vai te ajudar a reduzir divergências, veja um pouco mais sobre este tema no meu artigo: Como mapear e analisar o seu fluxo logístico?

Quinto: Peça apoio de um operador logístico

O trabalho de inventário de estoque é um trabalho árduo e requer o máximo de atenção. Por isso, ele não é muito fácil de fazer sozinho. Nesse momento, a ajuda de um operador logístico é fundamental, desde a hora de recebimento de cargas até o momento de despachos.

O operador logístico, além de auxiliar no trabalho de contagem e recontagem, pode ajudá-lo a manter atualizadas as informações dos produtos do estoque e de considerações sobre a repassagem de valores reais desses materiais.

Isso não quer dizer também que tudo precisa ser feito manualmente. Existem softwares de apoio logístico que também são muito úteis. Além de práticos, esses programas auxiliam a guardar os registros, realizar conferências para outros pedidos de materiais e ainda prevenir possíveis erros. O operador logístico pode estar encarregado de monitorar o software e ainda ter um outro profissional ou uma equipe para ajudá-lo.

O segredo para manter um inventário de estoque sempre organizado é justamente ser organizado. Se você opta por técnicas organizacionais eficientes, o estoque da sua empresa não será uma bagunça e ajudará você e todos os outros colaboradores.  Nós da Apoio Logística estamos preparados para lhe oferecer um serviço de ótima qualidade com tecnologia de ponta e tudo isto a um custo competitivo.

Se você está em busca de um parceiro para realizar o seu inventário de estoques e melhorar os resultados da empresa, nós teremos prazer em ajudar. Caso esteja incerto disso, entre e conheça a  APOIO LOGÍSTICA  Juntos, poderemos achar uma solução para o seu caso. Entre em contato comigo agora 11 95475-6564 ou osmar.vinci@grupoenar.com.br

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2 Comentários

Jonas

março 27, 2018

Queria conhecer mais sobre inventário

Responder

Osmar Vinci Filho

março 27, 2018

Jonas, continue acompanhando o Blog que em breve voce terá novidades sobre este tema. Um abraço, Osmar

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