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Saiba o que é OTIF e como ele ajuda a logística a ter excelência nas entregas

Melhorar os resultados otimizando a execução de processos é um grande objetivo para a maioria das empresas. E para o setor de logística, isso basicamente significa obter o material certo, no momento certo, para o local correto e aos clientes certos.

As empresas estão em constante estudo para conquistar este cenário ideal. Muitos procedimentos de gestão são estudados e muitas técnicas de medição são testadas, todas com a finalidade de reduzir custos e melhorar a satisfação do cliente. Uma maneira muito usada que permite às organizações medirem se estão alcançando este objetivo é usando o KPI On Time in Full (OTIF).

O que é On Time in Full (OTIF)?

O OTIF pode ser definido como o compromisso com o cliente. Se é era para entregar antes do meio-dia, por exemplo, não deve haver atrasos ou adiantamentos. Quando você entrega o pedido na data que você estipulou, você está on time.

Já o in full é outra métrica. Por exemplo, um construtor não irá avaliar que o seu desempenho foi de 90% se estiver faltando 10% dos tijolos pedidos. Ele dará falta do pedido e avaliará a empresa como má prestadora de serviços. Quando você entrega exatamente a quantidade de artefatos solicitados, sem faltar ou sobrar nada, pode-se dizer que você está in full.

Outra coisa importante sobre essa métrica de entrega é que, caso você precise comprar materiais de terceiros para fechar a entrega, você continua não estando in full. Isso destaca uma fraqueza em seu sistema de gestão de compras ou o pedido foi surpreendentemente grande e os níveis de estoques eram insuficientes. Seja como for, a comunicação entre vendas e compras não está sendo eficiente e precisa ser repensada.

OTIF mede muito mais que o sucesso de entrega

A grande mágica deste KPI muito simples: ele é capaz de avaliar todo o processo de produção. Ele faz você ficar ciente do processo completo, desde a encomenda completa, seguindo o padrão de criação de ordem de serviço e todo o caminho feito pela equipe até chegar a entrega.

Os pedidos devem ser inseridos corretamente em seu sistema de gestão e devem estar harmonizados com os níveis de estoque. O armazenamento do material deve ser correto para evitar danos aos produtos. Se houver alguma falha em qualquer ponto da venda, o OTIF não será atingido.

Este KPI tão simples é um verdadeiro exame de saúde para toda a sua organização. Ele examina todos os elementos para se certificar de que estão funcionando corretamente, o que permite a você operar com sua capacidade total e garantir a satisfação do cliente.

Como usar a OTIF na minha organização?

Inicialmente, pode parecer uma tarefa muito onerosa. Para ajudá-lo a implementar a OTIF e ter uma boa visão de como fazer, confira algumas dicas.

Datas de entrega devem estar sempre bem definidas

Você precisa educar ou treinar sua equipe de vendas sobre o que compromissos que são aceitáveis. Não adianta prometer uma data impossível e atrasar a entrega. O cliente se sentirá lesado e enganado. Outra coisa importante é sempre definir datas corretas, nunca usar o conhecido “o mais rápido possível”.

Certifique-se de documentar porque a entrega não foi OTIF

Documente o motivo de cada entrega não ter sido OTIF (recepção incorreta; não tem o produto; enviado com atraso; produto danificado; fora de estoque). Ao final de um período, é possível identificar uma falha grande em sua organização, como a falta de informatização ou de comunicação ágil entre vendas e estoque, por exemplo.

A implantação do OTIF pode demorar um pouco. São muitos dados para coletar, equipes para treinar, etc. Porém, passado o período de implantação, ele se tornará uma KPI muito fácil de acompanhar e irá gerar muita agilidade no diagnóstico da sua organização.

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